La facturación de un despacho conecta tres cosas: el trabajo realizado, el cliente y el documento que emites. En Legaltis las facturas nacen dentro del expediente, para que cada una quede ligada al asunto, a sus conceptos económicos y a su cliente. Esta guía repasa el flujo completo, de la configuración inicial al seguimiento del cobro.
Antes de la primera factura
Revísalo una vez y no tendrás que repetirlo:
- Datos del emisor. Comprueba que el nombre, NIF y domicilio que aparecerán en la factura son los correctos. Si en el despacho factura más de un profesional con su propia identidad fiscal, cada uno puede tener los suyos.
- Numeración. El número de factura es automático (formato
2026-0001) y se reinicia cada año; no tienes que escribirlo. Un profesional que factura con su propio NIF puede llevar su serie con un prefijo propio. - Veri*factu (opcional). Solo se activa para el profesional obligado que lo necesite. Si lo activas, necesitarás su certificado antes de emitir; si no lo usas, la factura se genera con normalidad, sin QR ni envío a la AEAT. En Veri*factu para abogados tienes el detalle y el acceso a la declaración responsable del software.
Registra los conceptos del expediente
Las facturas se construyen a partir de los conceptos económicos del expediente, no escribiendo líneas sueltas. En la pestaña «Conceptos económicos» del asunto, con «Añadir concepto», registras:
- Honorarios — tu trabajo facturable.
- Suplidos — gastos que adelantas por cuenta del cliente (se trasladan sin IVA ni retención).
- Provisiones de fondos — anticipos (más abajo).
Mantener el expediente organizado hace que, al facturar, solo tengas que elegir qué conceptos incluir.
Crear la factura, paso a paso
- Entra en el expediente y abre la pestaña «Facturación».
- Pulsa «Nueva factura». En la cabecera verás el número que se asignará.
- Selecciona la fase del procedimiento y, si hay varios, el profesional que emite.
- Elige el cliente (búscalo o tómalo de los intervinientes del expediente). Marca «El cliente es empresa o autónomo» si procede aplicar retención de IRPF.
- Revisa la fecha (por defecto, hoy) y la forma de pago.
- En «Conceptos a facturar» aparecen los conceptos de la fase y el profesional elegidos: marca o desmarca los que quieras incluir.
- Si aplica, añade un descuento (porcentaje o importe).
- Comprueba el «Resumen de factura»: base imponible, IVA, retención, suplidos, total e importe a pagar.
- Pulsa «Crear factura».
El IVA se calcula sobre la base, la retención de IRPF solo aparece cuando el cliente es empresa o autónomo, y los suplidos van sin impuestos. Revisa que el tratamiento fiscal corresponde a esta factura y no des por hecho el de una anterior.
Qué ocurre si usas Veri*factu
Si el profesional que emite tiene Veri*factu activo:
- Necesitas su certificado; sin él, la creación se bloquea y el formulario te avisa.
- Al crear la factura se genera su QR y su registro encadenado, y se envía a la AEAT automáticamente en los minutos siguientes.
- La descarga espera a que el QR esté listo (el botón pasa de «Generando código QR fiscal…» a «Imprimir / Guardar PDF»).
- Una vez aceptada por la AEAT, la factura queda inmutable: para corregirla se emite una rectificativa o se anula en Veri*factu; no se edita.
Después de emitir: PDF, cobro y correcciones
- Descarga el documento con «Imprimir / Guardar PDF».
- Registra el cobro aparte. Emitir no es cobrar: desde «Cobros» → «Registrar cobro» llevas el seguimiento, con estados Pendiente / Parcial / Cobrado / Vencido y cobros parciales. Si vinculas una cuenta bancaria, el movimiento se registra y concilia solo.
- Corrige con una rectificativa. Con «Rectificar» puede ser total o parcial y sustitutiva o por diferencias; en Veri*factu se indica la causa. No hay una «factura de abono» aparte: su equivalente es la rectificativa.
Provisiones de fondos
Al crear una provisión en «Conceptos económicos», Legaltis genera y factura el anticipo automáticamente. Cuando después emitas la factura del trabajo, las provisiones disponibles aparecen en el formulario y se descuentan del importe a pagar (no de la base). Para una provisión pendiente, usa «Generar factura de provisión».
Empieza por un encargo real
Comprueba que el flujo encaja facturando un encargo habitual de principio a fin: registra sus conceptos, crea la factura, revísala, emítela y sigue el cobro. Así detectas cualquier ajuste de configuración antes de llevar toda tu facturación a Legaltis.
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